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Passez-moi le sel, s’il vous plaît !

Coordination et définition des responsabilités : une métaphore amusante
Vous connaissez probablement les bonnes manières pour passer le sel à votre voisin de table. Vous lui posez la salière à portée de main. Cette marque de politesse vient, parait-il d’une vielle superstition : passer le sel directement de main en main porterait malheur. Il serait inconvenant de froisser vos invités en piétinant leurs croyances. Cette marque de politesse sert de métaphore aux principes de coordination des activités et nous rappelle que l’humanité progresse à pas de géants en matière de technologie mais à petits pas mesurés en matière de relations.


Une métaphore du partage des responsabilités
On raconte que nos lointains ancêtres utilisaient des cubes de sel que les convives s’échangeaient pour saler leurs aliments. Le sel était si rare que si l’un d’entre eux laissait tomber le précieux condiment, c’était un casus belli garanti. Il fallait donc une procédure de transaction dénuée d’ambigüité et de risque : celui qui tient le sel en est responsable jusqu’au point où il le pose sur la table, à portée de main du prochain utilisateur. Qui en sera responsable dès lors qu’il s’en est emparé. Un gage pragmatique de respect et de savoir-vivre.

Cette explication nous renvoie au partage des responsabilités dans les activités de l’entreprise moderne. Elle répond aux mêmes exigences que les rapports entre homos sapiens. La question de la coordination entre des acteurs multiples se pose en permanence. Nous sommes inévitablement confrontés aux risques de conflits aux interfaces, avec l’argent et le temps comme enjeux.

Et finalement, nous avons inventé les mêmes ficelles que pour le sel qui passe de main en main, par exemple les incoterm dans les transactions commerciales (règles de transfert de propriété) ou le WBS en gestion de projet (découpage en lots de travaux indépendants)…

Le modèle RACI
Le modèle RACI, notamment, a été mis au point pour préciser les rôles dans un projet. Cet acronyme nous rappelle que pour chaque lot de travail on doit se poser la question et définir les 4 critères suivants :
1. R = Responsabilité (responsible en anglais)
2. A = Autorité (accountable)
3. C = Consulté (consulted)
4. I = Informé (informed)

. Le ou les R (le A peut aussi jouer le rôle de R) réalisent l'action. Il y a au moins un R pour chaque action. Le A s’organise pour sous-traiter au(x) R. Si les R ne remplissent pas leurs objectifs, c'est le A qui assume les conséquences (1).
. Le A, comme son nom l'indique, est celui rend des comptes sur l'avancement de l'action. Il doit toujours y avoir un A (et un seul) pour chaque action.
. Les C sont les entités (personnes, groupes) qui doivent être nécessairement consultées pour réaliser (pour approuver, par exemple).
. Les I sont les entités qui doivent être informées, sans rôle décisionnel.
On ajoute parfois les S (c’est alors le RASCI) que sont les fonctions support auxquelles les R ou les A ont accès pour faire ou décider.
Grace à cet outil, une définition plus précise des rôles et responsabilités facilite les échanges et accélère la prise de décision.

Limiter les interfaces
Une autre traduction moderne de la tradition de la salière est la structuration des projets pour limiter le nombre d’interfaces (ou en logistique, les ruptures de charge). Chaque interface est une source de risques, de perte de temps, de conflits au passage de témoin (ce que symbolise le fait de tendre la salière à l’autre). Moins on en a, mieux on se porte. Mais plus on fait travailler d’entités en parallèle, plus on améliore ses capacités d’action, alors cherchons la meilleure structure de découpage du projet.

Coordination ou coopération ?
La métaphore de la salière nous questionne donc à propos des interfaces entre acteurs, un enjeu majeur dans les activités. Mais elle nous invite également à nous poser la question « Quelles sont les croyances qui sous-tendent les procédures en place ? ». Etre respectueux des usages ou de principes issus de la nuit des temps n’empêche pas tout esprit critique.

Car après tout, si chacun se fait confiance, apprend à bien se coordonner avec son interlocuteur, s’entraine à bien manœuvrer ensemble et dépasse ses propres peurs, alors, au lieu d’être obligé de poser la salière à côté de l’autre, ce qui est l’usage, on pourra se la passer sans craindre la casse, ce qui nous fera franchir un pas : de la simple coordination à une coopération plus efficiente.
Imagine-t-on un coureur de relais poser sagement le témoin en bout de piste, à disposition du prochain relayeur ? Alors, en matière de logistique ou de projet, faut-il choisir la technique de la course de relais ou les bonnes manières de table ?

Qui apportera son grain de sel à cette question ?

mots clés : management transversal, cohésion d'équipe, management de projet

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