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Comment construire un référentiel de compétences ?

"Sans technique, un don n’est rien qu’une sale manie" (G. Brassens)
Les référentiels de compétence sont à la base de la gestion des compétences, l’une des pierres angulaires du management des ressources humaines. La construction de tels référentiels se heurte cependant à des obstacles méthodologiques et pratiques qui rebutent les plus chauds partisans. Dans un précédent billet, j’ai présenté une première recommandation pour réussir : un bon outil ne peut pas servir à trop d’usages à la fois. J’aborde ici 5 autres conseils pratiques qui vous permettront d’en faire un travail collectif qui apportera aux professionnels la fierté de leur métier et la modestie de ceux qui perçoivent le chemin de leur développement personnel.

Pour construire avec plaisir et efficacité un référentiel, suivez les 5 conseils suivants :
1 Associez les utilisateurs à l‘élaboration
2 Faites le bon choix de la maille de description
3 Privilégiez l’observable et le mesurable
4 Travaillez par étapes (aboutissez rapidement )
5 Faites l’analyse avant la synthèse (partez du terrain)

1 Associez les utilisateurs à l‘élaboration
Un référentiel élaboré par les futurs utilisateurs sera mieux accepté, plus facilement intégré à leur pratique. Encore faut-il respecter les contraintes associées à cette démarche : on ne gère pas un groupe de travail constitué d’opérationnels comme un groupe d’experts du sujet. Il faut veiller notamment à :
• Respecter la dynamique du groupe de travail (temps, motivation)
• Tenir compte des difficultés méthodologiques et conceptuelles
• Répartir la charge de travail pour utiliser au mieux le faible temps disponible
• Adopter une démarche pragmatique dans laquelle les opérationnels se retrouveront.

2 Faites le bon choix de la maille de description
La maille élémentaire de description représente le niveau de découpage du savoir, du savoir-faire ou du comportement que l’on souhaite décrire. Le choix de la taille de la maille n’est pas facile. Les rédacteurs sont pris entre plusieurs logiques contradictoires :
• pour être observables, les éléments d’un référentiel doivent être précis, sinon, ils seront trop soumis à l’interprétation
• pour être utilisable en pratique, un référentiel doit comporter un nombre d’items limité,
• si l’on cherche à la fois la précision et l’exhaustivité, le nombre d’éléments croit considérablement
• si l’on est trop sélectif dans les éléments choisis, on risque de réaliser un référentiel trop orienté et donc contestable et contesté.

J’utilise pour ma part les règles pratiques suivantes :
• la taille maximale est celle qui permet à un groupe de professionnels une utilisation cohérente
• La taille est telle qu’elle permet de définir un nombre d’items à observer adapté à l’utilisation
♦ Pour un questionnaire 360°: 60 à 120 au total
♦ Pour un outil d’observation terrain : 8-12 par situation observée
♦ Pour un diagnostic en groupe : 15 items par réunion

C’est à l’usage d’un référentiel que l’on peut évaluer si la taille de la maille de description est adaptée. C’est la raison pour laquelle je suggère de définir soigneusement l’utilisation qui en sera faite : plusieurs utilisations, plusieurs outils (voir le billet précédent).

Vous trouverez dans l’article complet à télécharger, un exemple de déclinaison d’une compétence en comportements et savoir faire qui illustre concrètement les différents niveaux de taille de découpage de l‘information que l’on cherche à mettre en forme.

3. Privilégiez l’observable et le mesurable
Quelle que soit l’application visée, attachez vous à rendre les contenus observables et mesurables. C’est particulièrement évident pour un questionnaire 360° si l’on veut obtenir un feedback précis de son entourage.
Mais prenons également un référentiel de compétence que l’on souhaite utiliser pour structurer des plans de formation. Plus les savoirs et les comportements décrits seront observables et mesurables, plus facilement ils permettront de faire le diagnostic du transfert sur le poste de travail. Un référentiel de formation précis, observable permet une évaluation plus objective des résultats de l’action.

4. Travaillez par étapes (aboutissez rapidement)
L’élaboration d’un référentiel est une tache passionnante, surtout quand les acteurs y sont associés. Mais c’est aussi un travail ardu et parfois rébarbatif. Pour un collectif, Il est important de voir le travail avancer. Certaines personnes peuvent, seules, mener à bien des tâches sur des longues durées, mais un groupe de travail constitué de manière adhoc qui dépasse 6 mois d’existence a toutes les chances de s’enliser.

J’ai, pour ma part, fait réaliser par une équipe de direction un référentiel de comportement destiné à les faire travailler à leur propre développement. Il nous a fallu quelques semaines pour aboutir à un résultat suffisant pour notre objectif. Un délai de deux à trois semaines supplémentaires aurait sans doutes permis d’aboutir à une formulation généralisable à un plus grand nombre de managers de l’entreprise. Mais avec le risque de « laisser retomber le soufflé » pour finalement, une faible valeur ajoutée.

La perfection dans ce domaine est un risque, préférons le pragmatisme, en ciblant précisément les applications.

5. Faites plutôt l’analyse avant la synthèse (partez de l’action)
Pour le travail d’élaboration d’un référentiel, je préfère les démarches qui partent du détail vers le général que l’inverse.
Soyez sans a-priori dans votre élaboration : adoptez une démarche d’exploration à partir des observations dans les situations professionnelles, puis seulement, faites des synthèses.

Je me méfie des démarches linéaires du type :
Elles sont logiques, structurées et rassurantes mais induisent trop une construction idéale et théorique du métier, éloignée des réalités concrètes.

La démarche
Bien sur, on aura des redondances, mais c’est plutôt utile pour mettre en évidence les éléments de compétence transversaux.

Je souhaite que ces conseils vous donnent l’envie d’entreprendre l’élaboration d’un référentiel. C’est un travail collectif passionnant et gratifiant, même s’il oblige souvent à remettre en cause nos certitudes. Il donne une vision positive et objective du métier et c’est une source de fierté pour les professionnels autant qu’un engagement à la modestie. On perçoit mieux les exigences et le chemin à parcourir pour se développer. En ce sens, il constitue un exercice déterminant pour le développement des hommes et des organisations.

Une référence utile, un article de fond : Philippe Perrenoud (Université de Genève)

Pour en savoir plus, suivre le lien.

Pour aller plus loin :

• Comment construire un référentiel de compétences ?
  
  

mots clés : développement des compétences, professionalisation, référentiels de compétence

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